第三方審計機構跟蹤審計維修資金使用項目
文 / 葛紅剛 李兆全
住宅專(zhuān)項維修資金是由業(yè)主交存，業(yè)主所有，保障房屋共用部位、共用設施設備有效運行，延長(cháng)房屋使用壽命的重要保障。近年來(lái)，江蘇省鹽城市按照“依法依規、公開(kāi)透明、便捷高效”的原則，構建維修資金使用的“硬”措施和“軟”手段，不斷完善維修資金使用管理模式。自2014年起，鹽城市區維修資金使用審核工作下放各區住房和城鄉建設部門(mén)，由各區住房和城鄉建設部門(mén)會(huì )同屬地街道做好現場(chǎng)勘查、審核、指導、協(xié)調等日常管理工作。鹽城市物業(yè)管理中心具體負責維修資金使用管理工作的指導和監督，依據區住房和城鄉建設部門(mén)意見(jiàn)撥付資金。截至2023年6月底，鹽城市區維修資金使用支出超2億元，為市區近500個(gè)小區共用部位、共用設施設備維修項目提供了資金保障。
通過(guò)“硬”措施健全政策制度和監督機制
鹽城市充分運用經(jīng)濟、法律、行政等手段，進(jìn)一步明確工作職責，加強行業(yè)部門(mén)協(xié)同聯(lián)動(dòng)，規范結算撥付流程，提高住宅專(zhuān)項維修資金使用效益。
一是健全完善政策制度，明確工作職責落實(shí)。研究制定了鹽城市住宅專(zhuān)項維修資金管理辦法、維修資金使用管理實(shí)施細則、優(yōu)化完善維修資金使用應急維修工作流程、規范維修資金使用第三方服務(wù)、規范維修資金使用應急維修專(zhuān)業(yè)隊伍備選名錄管理等一系列業(yè)務(wù)性配套文件，進(jìn)一步健全完善維修資金使用管理制度。按照“同標準受理、無(wú)差別辦理”工作要求和工作實(shí)際，本著(zhù)“依法依規、公開(kāi)透明、便捷高效”的原則，對維修資金使用流程進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化，明確各級部門(mén)職責分工，建立起市、區、街道三級監督聯(lián)動(dòng)機制，從使用申請、維修施工、工程驗收、公示公告、審計結算等全過(guò)程進(jìn)行監督。與此同時(shí)，將審計、監理等中介機構服務(wù)費用與施工單位維修工程款分開(kāi)結算，鼓勵推行維修施工質(zhì)量履約保證金等制度，有效防范冒領(lǐng)、套取維修資金及后續保修不到位的現象發(fā)生。
二是突出完善監督機制，加強使用過(guò)程管理。積極細化維修資金使用的應急維修和一般維修流程，明確材料受理和辦結時(shí)限。在發(fā)生墻體脫落、消防隱患等危及房屋安全緊急情形時(shí)，申請人可直接向區住房和城鄉建設部門(mén)申請應急維修，區住房和城鄉建設部門(mén)當日安排專(zhuān)人會(huì )同屬地街道現場(chǎng)勘查確認，并通過(guò)自主選擇方式落實(shí)專(zhuān)業(yè)隊伍實(shí)施維修，限時(shí)辦結，實(shí)行“同步申請、同步公示、同步施工、同步監審”。一般維修由申請人提出《維修資金使用方案》，經(jīng)業(yè)主同意后報送屬地街道及區住建部門(mén)，勘查確認并公示無(wú)異議后予以審核確認。針對維修資金申請不了解、不方便等問(wèn)題，通過(guò)開(kāi)展公開(kāi)競爭性方式，建立維修資金使用審計、監理、招標代理等第三方專(zhuān)業(yè)隊伍備選名錄，供維修申請人自主選擇，并健全完善相關(guān)制度，規范服務(wù)質(zhì)量。對維修項目在5000元以上的進(jìn)行工程造價(jià)審計，對維修項目在15萬(wàn)元以上的進(jìn)行審計復核，對維修項目在10萬(wàn)元以上的實(shí)施監理。對實(shí)施公開(kāi)招標維修項目，協(xié)調納入公共資源中心平臺實(shí)施。建立維修資金使用專(zhuān)項現場(chǎng)督導組，對使用維修資金的維修項目進(jìn)行現場(chǎng)跟蹤全覆蓋，重點(diǎn)對維修資金使用維修中、維修后的維修情況事實(shí)等進(jìn)行現場(chǎng)核實(shí)，對電梯、消防等專(zhuān)業(yè)性較強維修項目，通過(guò)購買(mǎi)第三方服務(wù)或邀請專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員協(xié)同現場(chǎng)指導和督查，加強維修資金使用過(guò)程跟蹤管理，確保維修資金發(fā)揮最大價(jià)值。
三是強化結算流程把控，細化款項劃轉程序。每筆維修項目結算，落實(shí)經(jīng)屬地街道組織參與工程竣工驗收，驗收合格后，監理機構出具工程質(zhì)量評價(jià)報告，審計機構出具工程結算審計報告，鹽城市物業(yè)管理中心根據審計報告出具受益業(yè)主維修資金使用分攤明細，經(jīng)公示無(wú)異議后，區住房和城鄉建設部門(mén)及時(shí)出具同意撥付維修資金的意見(jiàn)，鹽城市物業(yè)管理中心根據意見(jiàn)按規定辦理款項劃轉手續。對10萬(wàn)元以下資金支出由鹽城市物業(yè)管理中心按單位財務(wù)支出流程實(shí)施撥付；對10萬(wàn)元及以上資金支出，經(jīng)局財務(wù)處室和局分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導審核同意實(shí)施撥付。材料手續齊全后，材料初審、流程申報、資金撥付于兩個(gè)工作日內完成。
使用維修資金維修后的外墻
通過(guò)“軟”手段推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”
鹽城市持續推動(dòng)維修資金使用線(xiàn)上服務(wù)平臺建設，不斷提高維修資金使用申請審核效率，強化宣傳引導，進(jìn)一步提升住宅專(zhuān)項維修資金管理水平。
一是優(yōu)化細化使用流程，方便居民使用維修資金。以行業(yè)數字化轉型為契機，乘勢推動(dòng)智慧物業(yè)建設發(fā)展，著(zhù)力建設住宅專(zhuān)項維修資金使用線(xiàn)上服務(wù)平臺，壓縮辦理環(huán)節、精簡(jiǎn)提交材料、縮短辦結時(shí)限，推動(dòng)維修資金使用申請、受理、勘查、審核、撥付等環(huán)節全流程線(xiàn)上辦理，實(shí)現全過(guò)程留痕、全流程監管，確保維修資金使用規范高效、便民利民。通過(guò)維修資金使用線(xiàn)上服務(wù)平臺，業(yè)主可線(xiàn)上進(jìn)行維修資金使用申請，查詢(xún)下載政策法規和申請流程指導說(shuō)明，查詢(xún)使用項目審批進(jìn)度，查詢(xún)申請小區維修資金使用情況及余額等，亦可通過(guò)手機在“我的鹽城”APP上進(jìn)行線(xiàn)上表決，簡(jiǎn)單易操作，有效提高業(yè)主參與表決的效率和積極性。設置專(zhuān)人專(zhuān)有審核賬號，通過(guò)電腦客戶(hù)端、手機端“我的鹽城”APP即可進(jìn)行審核?，F場(chǎng)踏勘人員可通過(guò)“我的鹽城”APP拍照上傳照片資料，材料不全或錯誤可直接線(xiàn)上反饋、線(xiàn)上補齊。維修項目進(jìn)展持續跟蹤，線(xiàn)上線(xiàn)下公示、全程公開(kāi)透明。同時(shí)，建立一整套維修資金使用電子檔案，全程跟蹤維修項目進(jìn)展，增加數據提取和分析功能，隨時(shí)關(guān)注市區維修資金使用情況動(dòng)態(tài)，切實(shí)實(shí)現讓數據多跑路，群眾少跑腿，不斷提高維修資金使用申請審核效率，提升便民服務(wù)水平。
二是加強培訓宣傳引導，提升行業(yè)整體水平。積極組織開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓，邀請不同行業(yè)職能部門(mén)的業(yè)務(wù)專(zhuān)家，不定期組織開(kāi)展維修資金使用方面的業(yè)務(wù)培訓，答疑解惑，提出指導意見(jiàn)，切實(shí)提高資金申請使用審核效率和化解矛盾糾紛能力。同時(shí)，充分發(fā)揮鹽城市房產(chǎn)物業(yè)巡回法庭和人民調解委員會(huì )調解作用，形成人民調解、司法調解、行政調解的聯(lián)合調解機制，切實(shí)將維修資金使用中矛盾糾紛化解在萌芽、基層。編制維修資金使用政策問(wèn)答手冊，詳細解讀相關(guān)使用政策法規、使用流程與材料申請流程、使用申請范圍等，實(shí)現“一冊在手，辦事無(wú)憂(yōu)”，方便業(yè)主申請使用維修資金。依據制定的維修資金使用流程，根據不同申請流程及情形，分類(lèi)梳理并制作申請使用所需的材料格式樣本，供申請人使用選擇，保障維修資金使用申請規范、便捷。持續充分運用好《鹽城晚報》等本土媒體和房產(chǎn)物業(yè)巡回法庭送法進(jìn)社區的宣傳優(yōu)勢，加強與大數據新媒介平臺的深度合作，在“鹽城物業(yè)在線(xiàn)”等微信公眾號開(kāi)設專(zhuān)欄，定期推出維修資金政策法規宣傳和疑難問(wèn)題解答，多渠道、多元化、多層次進(jìn)行維修資金使用政策、流程等方面宣傳引導，切實(shí)形成人人知曉、人人參與、人人支持的維修資金使用良好環(huán)境。
作者單位：鹽城市物業(yè)管理中心