萬(wàn)科星園小區屋頂防水工程施工現場(chǎng)
文/謝羅群
當前，按照《住宅專(zhuān)項維修資金管理辦法》的規定，雖然業(yè)主大會(huì )成立后決定自行管理住宅專(zhuān)項維修資金(以下簡(jiǎn)稱(chēng)維修資金)的，可劃轉至以自己名義設立的專(zhuān)用賬戶(hù)，實(shí)行自管，但是在實(shí)踐中，受各種因素制約，業(yè)主大會(huì )自行管理維修資金的小區不僅占比很小，而且有一些還因為維修資金的使用或保值增值問(wèn)題產(chǎn)生了矛盾糾紛，效果并不理想。
不過(guò)，北京市朝陽(yáng)區萬(wàn)科星園小區在維修資金劃轉至業(yè)主大會(huì )設立的專(zhuān)用賬戶(hù)以后，小區業(yè)委會(huì )通過(guò)大額存單、組合存款，實(shí)現了維修資金保值增值;通過(guò)規范使用、聘請第三方監督、留存施工質(zhì)量保證金等一系列做法，提升維修資金使用效能，維護小區業(yè)主共同利益，也為業(yè)主大會(huì )自行管理維修資金提供了一個(gè)可供借鑒的范本。近日，《中國物業(yè)管理》采訪(fǎng)了萬(wàn)科星園小區業(yè)委會(huì )秘書(shū)王立云。
劃轉維修資金，最大化維護業(yè)主利益
萬(wàn)科星園位于北京市朝陽(yáng)區奧運村街道，共計2155戶(hù)，小區業(yè)主委員會(huì )成立于2004年。2007年12月份，為加強對維修資金使用的監管，以及促進(jìn)維修資金的保值增值，經(jīng)過(guò)萬(wàn)科星園小區業(yè)主大會(huì )決議，小區住宅專(zhuān)項維修資金統一劃轉至業(yè)主大會(huì )開(kāi)設的專(zhuān)用賬戶(hù)，存儲在光大銀行。
王立云說(shuō)，從維修資金劃轉的初衷來(lái)講，我們首先是希望能加強對維修資金合規使用的監管，因為這畢竟是業(yè)主自己的錢(qián)，只有業(yè)主自己掌管大家才最放心，我們要確保真正把每一分錢(qián)都花在改善提升業(yè)主的居住品質(zhì)上。
其次，我們小區的業(yè)主可謂人才濟濟，其中不乏從事金融理財方面的專(zhuān)業(yè)人士，大家有信心通過(guò)合理的理財確保小區的存量維修資金最大程度地實(shí)現保值增值，同時(shí)確保維修資金使用效能的最大化，充分維護業(yè)主利益。
科學(xué)存儲讓維修資金保值增值
小區維修資金劃轉之后，萬(wàn)科星園業(yè)委會(huì )面臨的首要問(wèn)題是：如何讓現有維修資金保值增值?王立云說(shuō)，我們剛接手時(shí)，小區維修資金賬戶(hù)的余額是3900余萬(wàn)元，10多年來(lái)，小區開(kāi)展的各項公共設施專(zhuān)項維修大約用去了760余萬(wàn)元，但是，截至目前，小區維修資金賬戶(hù)上的余額仍有5040余萬(wàn)元。換句話(huà)說(shuō)，小區業(yè)委會(huì )接手管理維修資金的10多年來(lái)，小區的維修資金增值了1900余萬(wàn)元，小區所實(shí)施的歷次專(zhuān)項維修使用的都是維修資金的增值部分，本金從未使用。那么，萬(wàn)科星園業(yè)委會(huì )是如何做到這一點(diǎn)的呢?
王立云說(shuō)，小區業(yè)委會(huì )充分集思廣益，集中廣大業(yè)主的智慧，最終研究決定通過(guò)大額存單來(lái)確保存量維修資金的保值增值。因為大部分公共設施的維修改造都不是應急維修，而是提前報計劃，因此，每年需要申請使用的維修資金數額基本上都可以提前進(jìn)行規劃，這就為小區業(yè)委會(huì )進(jìn)行組合存款提供了可能。
小區業(yè)委會(huì )根據每年的維修資金使用計劃把存量維修資金按照不同的年限、批次在銀行進(jìn)行大額定期存款組合，包括3個(gè)月、1年期、3年期和5年期等，確保在不影響后續使用的前提下，能夠獲得相對較高的收益，最大化確保維修資金保值增值。
嚴格規范使用流程，確保使用效能
維修資金能否正常使用和規范使用是觀(guān)察業(yè)主大會(huì )自管維修資金成敗的關(guān)鍵指標。為確保維修資金的規范使用，萬(wàn)科星園業(yè)委會(huì )在使用維修資金的過(guò)程中嚴格遵照北京市維修資金管理規定以及朝陽(yáng)區房管局物業(yè)科的要求，同時(shí)結合小區的實(shí)際情況，設置多項步驟確保維修資金的申請和使用能夠規范進(jìn)行。具體如下：
一是物業(yè)服務(wù)企業(yè)在日常工作中就業(yè)主的報修情況進(jìn)行記錄、整理，在多次小范圍維修不能達到正常使用標準需要申請維修資金進(jìn)行大修時(shí)，要及時(shí)向業(yè)委會(huì )報備，申請資金預留。
二是明確維修事項(電梯、防水或者消防等)，如需向相應的行政主管部門(mén)報備的要及時(shí)申請報備，同時(shí)，業(yè)委會(huì )還要委托物業(yè)服務(wù)公司向維修項目所在地的鑒定單位(朝陽(yáng)區安全鑒定站等)申請鑒定，并最終出具正式的鑒定報告，明確維修必要性。
三是業(yè)委會(huì )委托物業(yè)服務(wù)公司協(xié)助進(jìn)行具體招標工作，面向行業(yè)龍頭企業(yè)、既往優(yōu)秀合作方等進(jìn)行招標，初步確定供應商、施工方案和工程預算等。
四是業(yè)委會(huì )和小區物業(yè)服務(wù)企業(yè)請審價(jià)單位對施工方報價(jià)進(jìn)行預算審價(jià)，并調整施工方案出具最終的工程預算書(shū)。
五是業(yè)委會(huì )在北京市維修資金系統立項，生成任務(wù)信息單，對維修費用進(jìn)行分攤。召開(kāi)臨時(shí)業(yè)主大會(huì )，公示維修資金使用建議書(shū)，制作分攤明細表并經(jīng)相關(guān)業(yè)主簽字確認，最后形成業(yè)主大會(huì )決議。業(yè)主大會(huì )決議面向廣大業(yè)主公示半個(gè)月，如無(wú)異議，再進(jìn)行申請。
公示過(guò)程中，業(yè)委會(huì )也會(huì )向項目所在的街道辦城建科以及居委會(huì )匯報公示情況，并請居委會(huì )出具公示證明文件。如果涉及緊急情況，如消防、電梯等急需維修，或者出現影響公共或業(yè)主人身安全的事件，經(jīng)嚴格論證后將采取應急機制，不再通過(guò)臨時(shí)業(yè)主大會(huì )投票環(huán)節，而是會(huì )聘請專(zhuān)業(yè)的監理公司(也要進(jìn)行充分考察、約談、對比)對整個(gè)工程的實(shí)施進(jìn)行有效的監督。
六是業(yè)委會(huì )在朝陽(yáng)區維修資金支取系統注冊業(yè)委會(huì )及物業(yè)項目信息，確定項目申請類(lèi)型(普通或應急)，并向朝陽(yáng)區房管局提交相關(guān)紙質(zhì)材料，包括住宅專(zhuān)項維修資金使用申請審核表以及法律法規規定的其他材料。
七是前期提交的紙質(zhì)材料審批通過(guò)后，業(yè)委會(huì )在北京市維修資金系統生成資金支取表，確認無(wú)誤后提交給朝陽(yáng)區房管局等待審批。
八是資金支取表審批通過(guò)后，業(yè)委會(huì )將房管局簽發(fā)的審批單交給銀行，到銀行辦理支付手續，銀行將工程款劃撥到物業(yè)服務(wù)企業(yè)賬戶(hù)。
九是業(yè)委會(huì )與施工方、監理公司、審價(jià)單位分別簽訂合同，并委托物業(yè)服務(wù)企業(yè)監督施工質(zhì)量以及工程驗收等工作。物業(yè)服務(wù)企業(yè)要求并監督施工方在施工過(guò)程中必須嚴格按照要求，不得違規施工，不得影響業(yè)主正常生活，同時(shí)邀請熱心業(yè)主監督施工現場(chǎng)。物業(yè)服務(wù)企業(yè)根據施工合同約定分批向施工方付款，并截留合同金額的5%作為質(zhì)保金，5年后沒(méi)有質(zhì)量問(wèn)題方可支付。
十是工程完工后，業(yè)委會(huì )須將工程施工、驗收等各個(gè)環(huán)節的資料文件匯總再次遞交朝陽(yáng)區房管局，完成維修資金的整個(gè)使用流程。
王立云說(shuō)，10多年來(lái)，萬(wàn)科星園按照這一流程多次進(jìn)行維修資金的申請，每次都做到了規范有序，且施工質(zhì)量和效果也得到了廣大業(yè)主的充分認可。其中一些做法是小區業(yè)主提出來(lái)的，我們覺(jué)得很好，就采用了。
譬如，為確保維修資金使用效能和工程質(zhì)量，邀請第三方監理公司或單位，以及在廣大業(yè)主中吸收維修項目方面的專(zhuān)業(yè)人士，在整個(gè)申請和維修的流程中擔當咨詢(xún)顧問(wèn)，同時(shí)參與施工質(zhì)量的監督檢查和把關(guān)，留取5%的質(zhì)保金等，這都對確保施工質(zhì)量發(fā)揮了重要作用，值得業(yè)內同行借鑒。
熱心、專(zhuān)業(yè)、有公心的業(yè)委會(huì )是管好維修資金的保障
總結回顧萬(wàn)科星園業(yè)主自管維修資金的10多年歷程，王立云認為，其實(shí)，業(yè)主大會(huì )自管維修資金主要是通過(guò)業(yè)委會(huì )去實(shí)現的，因此，建設一支熱心、專(zhuān)業(yè)、有公心的業(yè)委會(huì )團隊是業(yè)主大會(huì )管好維修資金的重要保障。
首先是要熱心。熱心是指業(yè)委會(huì )成員要有甘于犧牲自我時(shí)間和精力去做小區公共事務(wù)的意愿。以萬(wàn)科星園為例，小區業(yè)委會(huì )成員除了專(zhuān)職秘書(shū)有點(diǎn)酬勞之外，其他人都是在無(wú)償工作。譬如，我們原來(lái)的業(yè)委會(huì )主任為了驗證哪種防水材料更好，冒著(zhù)酷暑爬到一些小區的房頂實(shí)地查看各種防水材料的使用效果，可以說(shuō)非常辛苦。如果沒(méi)有熱心公益的意愿，是做不好這些工作的。
其次是專(zhuān)業(yè)。維修資金的申請、使用其實(shí)是一項相當復雜專(zhuān)業(yè)的工作，如果沒(méi)有一定的專(zhuān)業(yè)技能，也是做不好工作的。譬如，萬(wàn)科星園的業(yè)委會(huì )團隊，既有懂財務(wù)審計、金融理財的人才，也有懂法律的人才，還有懂工程監理的人才，他們都在維修資金的申請、使用和監督工作中發(fā)揮了重要作用。
再次是有公心。業(yè)主大會(huì )自管維修資金以后，業(yè)委會(huì )在維修資金的申請、使用中發(fā)揮著(zhù)至關(guān)重要的作用。所以，業(yè)委會(huì )的廣大成員一定要有公心，在施工單位的確定、工程質(zhì)量的把關(guān)等方面一定從維護廣大業(yè)主利益的角度開(kāi)展工作，而絕不能有半點(diǎn)私心。 （原載于《中國物業(yè)管理》雜志2023年第8期）