文 / 劉練偉
專(zhuān)項維修資金的合規使用既是物業(yè)保值增值的保障，也是業(yè)主安居樂(lè )業(yè)的前提，因此有人形象地將其比作房屋的“養老金”。但長(cháng)期以來(lái)，專(zhuān)項維修資金的管理一直存在責任邊界不清、認知統一難和使用難等問(wèn)題。針對這些問(wèn)題，筆者提出合規使用維修資金的幾個(gè)思考。
正面宣導，雙向溝通
專(zhuān)項維修資金的使用需要根據《物業(yè)管理條例》《專(zhuān)項維修資金管理辦法》等相關(guān)法律法規要求實(shí)施開(kāi)展，因此，學(xué)習法律法規是合規使用專(zhuān)項維修資金至關(guān)重要的第一步。
首先，物業(yè)服務(wù)企業(yè)需要組織員工學(xué)習法律法規和當地住房城鄉建設主管部門(mén)、街道針對使用專(zhuān)項維修資金制定的流程及相應資料的提交要求。
其次，業(yè)主委員會(huì )、廣大業(yè)主需要學(xué)習法律法規，以真正履行好房屋修繕第一責任人的職責，確保應修盡修，避免因延遲維修、不維修或啟動(dòng)應急簡(jiǎn)易程序帶來(lái)不良后果。
再次，物業(yè)服務(wù)企業(yè)對不修、遲修可能引發(fā)的當前問(wèn)題和今后對業(yè)主顯性及隱性的影響，要實(shí)事求是地進(jìn)行分析和溫馨提示，讓作為房屋修繕第一責任人的業(yè)主清楚了解與判斷決策。此外，對于業(yè)主疑慮、擔憂(yōu)的問(wèn)題，物業(yè)服務(wù)企業(yè)應建立信息收集和雙向溝通的渠道。通過(guò)這些方式使廣大業(yè)主充分了解，正確理解專(zhuān)項維修資金的用途和作用。
最后，實(shí)時(shí)開(kāi)展專(zhuān)項維修資金使用相關(guān)方的廉潔教育以及將廉潔教育與專(zhuān)項維修使用流程融合。比如：在小區公告廉潔告知書(shū)，簽訂廉潔承諾書(shū)，廣泛宣傳正向榜樣案例等。
加強引導，明確約定
專(zhuān)項維修資金的使用范圍是根據《專(zhuān)項維修資金管理辦法》和《物業(yè)管理條例》界定且需要通過(guò)《物業(yè)服務(wù)合同》加以明確約定的。因此，建議一方面要加強政府引導，如在《物業(yè)服務(wù)合同》模板提供指導意見(jiàn)，社區/街道在關(guān)鍵節點(diǎn)給予指導以提醒業(yè)主，減少專(zhuān)項維修資金使用過(guò)程所產(chǎn)生的分歧，以增強可操作性。另一方面，物業(yè)服務(wù)企業(yè)在與業(yè)主洽談合作、商討合同時(shí)應將其使用范圍予以明確，避免使用邊界模糊帶來(lái)的相關(guān)問(wèn)題。
整合力量，加強監督
隨著(zhù)房齡的逐步增大，需要維修的范圍也在增加，各種類(lèi)別的維修項目對物業(yè)服務(wù)企業(yè)提出了越來(lái)越高的要求，建議政府部門(mén)牽頭組織建立專(zhuān)家庫，為房屋的專(zhuān)項維修整改方案、招投標評審、竣工驗收等提供咨詢(xún)指導，同時(shí)也可吸納具備房屋維修專(zhuān)業(yè)知識的小區業(yè)主進(jìn)入專(zhuān)家庫，以加強對維修資金使用的監督。
公開(kāi)透明，業(yè)主參與
一是日常維修要到位。物業(yè)服務(wù)企業(yè)要做好房屋、設備設施及附屬場(chǎng)地的日常維修養護工作，具體而言：一是物業(yè)服務(wù)合同對日常維修的要求要明確、實(shí)事求是，以此作為雙方履約的基礎；二是維修養護要做好全面計劃，確保編制不漏項，且以預防維護為主，日常維修為重，使小故障、小毛病及時(shí)得到處理。
二是業(yè)主融入到位。業(yè)主作為房屋修繕第一責任人，更是專(zhuān)項維修資金的主人，對使用資金過(guò)程參與越全面、越深入，就越有利于合規使用資金。業(yè)主廣泛參與的工作范圍應包含對設備設施運行情況、物業(yè)服務(wù)維護情況、專(zhuān)項維修啟動(dòng)和維修項目驗收的檢查，對設備設施風(fēng)險點(diǎn)的排查，特別是在方案確定及施工方選擇上，鼓勵業(yè)主自薦或推薦。在廢舊物資拆除/處置、材料與零配件進(jìn)場(chǎng)階段、竣工驗收等重要施工節點(diǎn)更歡迎業(yè)主參與其中。
三是信息公開(kāi)到位。由于專(zhuān)項維修整改的事項往往影響業(yè)主的生活、出行等問(wèn)題，因此業(yè)主對施工進(jìn)度特別關(guān)注?；谶@種情形，物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以通過(guò)微信群、公示欄、APP、電梯廣告欄等載體時(shí)時(shí)通報工程進(jìn)展和效果，對于費用額度大、整改周期長(cháng)的事項還可組織節點(diǎn)通報會(huì )、施工進(jìn)度查驗會(huì )、付款節點(diǎn)過(guò)程驗收會(huì )等，讓業(yè)主了解情況，心中有數。
四是檔案建立到位。雖然專(zhuān)項維修資金管理部門(mén)能查閱資金和使用的相關(guān)信息，但物業(yè)服務(wù)企業(yè)也應該建立一套檔案資料，檔案可考慮包含《日常維修維護動(dòng)態(tài)管理檔案》《專(zhuān)項維修管理檔案》《小區專(zhuān)項維修資金使用檔案》等?！度粘＞S修維護動(dòng)態(tài)檔案》包含房屋、附屬設施等動(dòng)態(tài)信息，形成體檢維修檔案；《專(zhuān)項維修管理檔案》除保障啟動(dòng)、維修、驗收各個(gè)環(huán)節均有資料留存外，對其表現形式的有效性可選擇文檔、圖片、音頻、視頻等任一或組合形式，同時(shí)對隱蔽工程、關(guān)鍵工序建議以視頻拍攝加講解形式為宜，該檔案資料較多、形式多樣化，應建立便于檢索的目錄索引，方便查閱；《小區專(zhuān)項維修資金使用檔案》應側重全面系統地體現專(zhuān)項維修使用事項、使用時(shí)間、額度、余額等為宜。
五是宣傳溝通到位。小區業(yè)主群體龐大，物業(yè)服務(wù)企業(yè)在注重自身工作合規性的同時(shí)應注意收集業(yè)主的問(wèn)題與訴求，發(fā)現業(yè)主疑問(wèn)或輿情時(shí)，應第一時(shí)間受理、溝通，消除業(yè)主疑慮。在自身工作確有不足時(shí)，要及時(shí)糾偏，避免事態(tài)擴大。
前后比對，后續保障
只有維修整改達到良好成效，才能讓業(yè)主應修盡修。成效的客觀(guān)層面更容易被關(guān)注，而業(yè)主的主觀(guān)感受也非常關(guān)鍵，需要我們做以下安排：一是強化前后對比感知。專(zhuān)項維修之前應做現狀資料收集，維修結束后則要再次做現狀資料收集，最后可將前后狀況進(jìn)行對比并進(jìn)行公示，也可邀請業(yè)主現場(chǎng)參與感受，讓客觀(guān)效果影響業(yè)主主觀(guān)感受。二是回歸常態(tài)化管理。大修整改完畢后，物業(yè)服務(wù)企業(yè)要在質(zhì)保期和后續日常維修保養中認真履職，杜絕整改的事項短時(shí)期又出現故障問(wèn)題，同時(shí)質(zhì)保期結束后，物業(yè)服務(wù)企業(yè)應做好日常維修養護工作，保障其正常的生命周期，甚至延長(cháng)其生命周期，增強業(yè)主對專(zhuān)項維修的主觀(guān)感受。
應用科技，提供支撐
合規使用專(zhuān)項維修資金既需各方集聚合力，也需要考慮專(zhuān)業(yè)層面的問(wèn)題。目前來(lái)看，可以考慮從以下方面引入智能化、智慧化的科技做助手，與政府相關(guān)部門(mén)、物業(yè)服務(wù)企業(yè)和業(yè)主等相關(guān)方緊密合作，才能確保維修資金使用效能的最大化。
一是引入智能化資金管理系統，助力專(zhuān)項維修資金的申請、審批，監管資金流向，提供賬戶(hù)余額預警、續籌管理等服務(wù)，提高工作效率，減少人為錯誤和疏忽。
二是利用數據分析技術(shù)對過(guò)去的維修項目進(jìn)行回顧和總結，對比分析使用方案的優(yōu)劣，并根據歷史數據和市場(chǎng)趨勢，優(yōu)化專(zhuān)項維修預算。同時(shí)，基于大數據分析，預測未來(lái)可能出現的維修需求和費用，未來(lái)維修計劃和預算，確保資金的持續運用和項目的有效實(shí)施。
四是開(kāi)發(fā)移動(dòng)應用和在線(xiàn)服務(wù)平臺，業(yè)主、物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以通過(guò)手機或電腦隨時(shí)查看維修資金的使用情況、項目進(jìn)展和相關(guān)文件，實(shí)現維修資金使用信息的透明和實(shí)時(shí)反饋。
五是在重要的維修項目上部署智能監控和預警系統，通過(guò)傳感器、攝像頭等設備，實(shí)時(shí)監測項目進(jìn)度和費用。一旦項目超出預算或發(fā)生異常，系統會(huì )自動(dòng)發(fā)出警報，讓管理人員及時(shí)采取措施，防止問(wèn)題進(jìn)一步擴大。
六是啟動(dòng)數字化合同管理，將專(zhuān)項維修項目的合同和費用記錄在系統中，管理人員可以隨時(shí)查閱合同內容和費用明細，避免因合同遺漏或不當解釋而引發(fā)糾紛。
總之，只有合規使用專(zhuān)項維修資金，才能讓房屋老有所依、老而不舊、老而不破；才能讓業(yè)主居有所安，居住體驗感、安全感不斷提升。這需要物業(yè)服務(wù)企業(yè)和維修資金使用相關(guān)方共同努力，系統、全面、專(zhuān)業(yè)地對維修資金的使用流程進(jìn)行策劃與實(shí)施，更需要因時(shí)因地不斷完善。 （原載于《中國物業(yè)管理》雜志2023年第8期）
作者單位：重慶紳帝物業(yè)管理有限公司