烏魯木齊市房屋專(zhuān)項維修資金管理中心業(yè)務(wù)人員指導物業(yè)服務(wù)企業(yè)線(xiàn)上申請使用維修資金。
自2021年以來(lái)，烏魯木齊市持續通過(guò)信息化建設為房屋專(zhuān)項維修資金業(yè)務(wù)管理工作保駕護航。其信息化建設的主要內容為：充分運用云平臺、大數據、移動(dòng)互聯(lián)（微信、APP）、搜索引擎等高新技術(shù)，以維修資金歸集、使用和資金管理為核心，建設一個(gè)業(yè)務(wù)平臺、一個(gè)網(wǎng)站、一個(gè)微信公眾號和一個(gè)微信小程序，實(shí)現維修資金繳存、使用的規范高效。分析發(fā)現，烏魯木齊維修資金信息化管理的主要功能和特點(diǎn)包括以下五個(gè)方面。
確保維修資金繳存準確、高效，應收盡收
首先是實(shí)現維修資金繳存業(yè)務(wù)線(xiàn)上化。2021年2月，開(kāi)通了維修資金線(xiàn)上繳存，通過(guò)主管局微信小程序“安居廣廈”和烏魯木齊市房屋專(zhuān)項維修資金管理中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)中心）微信小程序兩種線(xiàn)上繳存入口，完成維修資金線(xiàn)上繳存業(yè)務(wù)，業(yè)主自行選擇線(xiàn)上入口辦理維修資金繳存業(yè)務(wù)。2023年3月，完成維修資金繳存全流程線(xiàn)上辦理，徹底打通房屋“養老金”線(xiàn)上繳存“最后一公里”。
其次是打通信息壁壘，與房產(chǎn)交易等系統實(shí)現業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)，達到信息使用一體化。具體而言，一是與房屋交易管理中心數據共享，信息獲取智能化。在業(yè)主繳存維修資金前完成樓盤(pán)建立，通過(guò)房屋位置與交易中心樓盤(pán)數據建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，做到業(yè)主維修資金分戶(hù)賬信息數據準確、完整。二是獲取合同信息。在中心業(yè)務(wù)系統與主管局大平臺系統建立一對一的關(guān)聯(lián)關(guān)系的基礎上，實(shí)現合同信息與業(yè)主信息一鍵導入功能，無(wú)需窗口工作人員依據紙質(zhì)合同錄入繳存相關(guān)信息，縮短窗口工作人員辦理時(shí)間，提高窗口工作效率。三是房屋交易環(huán)節把關(guān)查驗維修資金繳存證明，通過(guò)“電子把關(guān)”，實(shí)現交易提醒自動(dòng)化。維修資金管理系統與房產(chǎn)交易中心關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)系統集成，在交易中心業(yè)務(wù)系統中驗證維修資金是否足額繳存后，方可進(jìn)行下一步交易業(yè)務(wù)操作。四是通過(guò)在《不動(dòng)產(chǎn)（房地產(chǎn)）轉讓合同》條款中加入維修資金過(guò)戶(hù)相關(guān)條款，讓業(yè)主在房屋所有權過(guò)戶(hù)的同時(shí)，實(shí)現維修資金同時(shí)過(guò)戶(hù)。通過(guò)數據接口推送二手房過(guò)戶(hù)信息，自動(dòng)變更維修資金分戶(hù)賬信息。
再次是開(kāi)通多種查詢(xún)方式。具體包括：一是發(fā)送維修資金賬戶(hù)余額變動(dòng)短信通知，涉及繳存、資金使用分攤、增值收益分配等相關(guān)信息。二是每年向維修資金賬戶(hù)余額不足首期繳存額30%需續籌維修資金的業(yè)主發(fā)送短信通知。三是多渠道查詢(xún)維修資金相關(guān)信息。業(yè)主通過(guò)登錄烏魯木齊市人民政府網(wǎng)、關(guān)注烏魯木齊市房屋專(zhuān)項維修資金管理中心微信公眾號后綁定房屋信息等多種方式查詢(xún)維修資金。四是通過(guò)專(zhuān)戶(hù)管理銀行手機APP查詢(xún)業(yè)主名下房屋維修資金相關(guān)信息。五是持身份證前往專(zhuān)戶(hù)管理銀行任意網(wǎng)點(diǎn)或者維修資金業(yè)務(wù)受理窗口進(jìn)行查詢(xún)。
確保維修資金使用規范、精細，提質(zhì)增效
首先是全面實(shí)現維修資金使用申請線(xiàn)上辦理。物業(yè)服務(wù)企業(yè)在Internet上通過(guò)VPN方式登錄中心維修資金業(yè)務(wù)管理平臺，進(jìn)行維修資金使用申請的操作。申請單位通過(guò)外網(wǎng)申報端口上傳相關(guān)維修資金使用申請材料，中心審核人員通過(guò)業(yè)務(wù)系統審核端口對上傳的相關(guān)要件進(jìn)行審核，發(fā)起審核意見(jiàn)，給予線(xiàn)上指導并和申請單位線(xiàn)上互動(dòng)、交流審核意見(jiàn)，全流程跟蹤服務(wù)申請單位完成資金使用申報，并根據審核進(jìn)度實(shí)時(shí)配合現場(chǎng)查驗。申請單位可在線(xiàn)實(shí)時(shí)查詢(xún)審核進(jìn)度、審核狀況，及時(shí)根據代管機構線(xiàn)上反饋的審核意見(jiàn)對上報的維修資金申請資料進(jìn)行修改、完善，及時(shí)完成維修資金使用申報工作。審核通過(guò)后，申請單位只需通過(guò)外網(wǎng)申報端口將審核通過(guò)后帶有防偽水印的材料下載打印蓋章并報備至中心，即完成所有的維修資金使用申請流程。同時(shí)，使用申請相關(guān)業(yè)務(wù)檔案無(wú)需業(yè)務(wù)人員掃描上傳，系統可根據申請主體上傳材料自動(dòng)保存至檔案模塊。維修資金使用申請審核工作從發(fā)起到最終審核通過(guò)，系統全面留痕，操作方便快捷，審核狀態(tài)實(shí)時(shí)掌握，審核過(guò)程公開(kāi)透明。目前，70%-80%的使用申請是通過(guò)線(xiàn)上申請審核完成的，線(xiàn)下申請不足30%，極大地提高了申請效率，使用申請單位最多跑一次。
其次是在業(yè)主投票環(huán)節采取人臉識別技術(shù)。征集業(yè)主使用維修資金的意見(jiàn)有兩大難題：征集難、核實(shí)難。為此，中心利用微信公眾號“人臉識別”技術(shù)徹底解決這個(gè)問(wèn)題。業(yè)主通過(guò)微信公眾號進(jìn)行實(shí)名認證與房屋信息綁定，自行利用手機等移動(dòng)設備對維修資金使用進(jìn)行投票表決。采用“人臉識別”技術(shù)進(jìn)行使用決策，主要優(yōu)點(diǎn)包括：一是可以確定進(jìn)行投票的人確實(shí)為房屋的所有權人，收集的意見(jiàn)真實(shí)有效，省略了以往紙質(zhì)簽字審核人員需再次核實(shí)的環(huán)節，提高政府代管機構的審核效率。二是解決業(yè)主表決時(shí)間和表決地點(diǎn)的限制，業(yè)主無(wú)論是否在本地，是否在工作時(shí)間都可決策，提高表決效率和業(yè)主參與的積極性。三是表決結果實(shí)時(shí)反饋，便于申請主體隨時(shí)了解使用表決進(jìn)度和結果，推動(dòng)使用申請進(jìn)程；利用手機就可以完成，易推廣使用。
再次是維修資金使用全過(guò)程向業(yè)主公示，實(shí)現“全面監督”。具體而言，一是物業(yè)服務(wù)企業(yè)等申請主體申報的維修資金使用申請相關(guān)信息（年度使用方案、受益業(yè)主分攤清冊、業(yè)主表決結果、項目施工及質(zhì)量驗收、工程結算等相關(guān)內容）全部采用線(xiàn)上（依托房管局“安居廣廈”微信小程序線(xiàn)上“物業(yè)小區”公示）、線(xiàn)下（物業(yè)小區明顯位置）兩種方式向相關(guān)業(yè)主事前公示、事中公示、事后公示，充分保障業(yè)主對維修資金使用過(guò)程的知情權和監督權。二是代管機構審核結果的相關(guān)情況也會(huì )通過(guò)烏魯木齊市政府網(wǎng)、安居廣廈小程序、烏魯木齊市房屋專(zhuān)項維修資金微信公眾號等平臺同時(shí)公示給業(yè)主。三是維修費用按相關(guān)業(yè)主擁有的建筑面積比例分攤支付后，維修資金賬戶(hù)余額變動(dòng)通過(guò)短信自動(dòng)推送給業(yè)主。四是業(yè)主關(guān)注市房屋專(zhuān)項維修資金管理中心微信公眾號后，選擇自助查詢(xún)功能，即可查詢(xún)到本人所擁有房屋的維修資金繳存、使用、收益等情況，并對涉及的維修使用進(jìn)行投票表決。
確保資金管理科學(xué)、嚴謹，安全規范
首先是實(shí)現業(yè)務(wù)系統內數據聯(lián)動(dòng)，對賬后生成財務(wù)數據及各類(lèi)賬表。業(yè)務(wù)辦理數據與銀行流水數據核對一致后，平臺生成每日《銀行余額調節表》及出納銀行存款日記賬，同時(shí)生成會(huì )計憑證，記賬后生成總賬、明細賬，始終保持業(yè)務(wù)賬、銀行賬、會(huì )計賬三賬統一。
其次是設置智能投資功能，及時(shí)投資并進(jìn)行增值收益管理。通過(guò)投資功能中的活期存款臨界提醒、定期存款到期提醒等功能，及時(shí)將資金進(jìn)行定期存款投資；通過(guò)收益功能，計算年度收益并按分配原則及時(shí)將增值收益分配到戶(hù)。
再次是實(shí)現線(xiàn)上支付功能。利用與專(zhuān)戶(hù)管理銀行的數據接口，實(shí)現業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)，生成支付憑證，將資金直接支付給收款單位，免除了通過(guò)支票填寫(xiě)或網(wǎng)銀錄入等方式造成的失誤，保障資金安全。
確保檔案系統可查可驗
通過(guò)信息化建設，中心實(shí)現維修資金檔案管理電子化，以及紙質(zhì)檔案、電子檔案一體化管理。目前，中心已實(shí)現所有歷史業(yè)務(wù)檔案掃描掛接，新增業(yè)務(wù)檔案實(shí)時(shí)掃描存檔，建立完整的電子檔案，并實(shí)現全程數字化管理，以及電子檔案從生成、歸檔、查詢(xún)、調用、銷(xiāo)毀的全生命周期管理，讓該歸檔的要件100%歸檔，讓歸檔文件防篡改，確保檔案真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，讓數字化成果永久封存，可查可驗。這一做法使維修資金業(yè)務(wù)檔案管理模式發(fā)生了轉變，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉向維修資金業(yè)務(wù)檔案信息的數字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使得維修資金的管理走向規范化、數字化。
通過(guò)微信號打造指尖上的“政務(wù)大廳”
微信公眾號微服務(wù)功能可根據登錄人員角色，設置業(yè)主、物業(yè)服務(wù)企業(yè)、業(yè)主委員會(huì )、代管機構業(yè)務(wù)人員、代管機構業(yè)務(wù)領(lǐng)導等角色，根據不同角色提供個(gè)性化、定制化、透明化的服務(wù)。業(yè)主，能夠查看本人名下房屋維修資金賬戶(hù)明細及維修項目信息，提高公眾對維修資金參與度，強調公眾監督；代管機構業(yè)務(wù)人員，可以查看任意小區處于不同狀態(tài)的維修項目信息，便于隨時(shí)掌握維修資金申請使用動(dòng)態(tài)；代管機構業(yè)務(wù)領(lǐng)導，可按照不同區間、時(shí)間維度、不同業(yè)務(wù)類(lèi)型查看業(yè)務(wù)數據智能分析，以圖表形式直觀(guān)呈現分析數據，對維修資金業(yè)務(wù)數據及關(guān)聯(lián)數據變化趨勢進(jìn)行深度剖析，為維修資金代管機構智能監管提供決策支持、支撐維修資金政策制定與全局把控。（原載于《中國物業(yè)管理》雜志2023年第8期）
供稿單位：由中國物業(yè)管理協(xié)會(huì )物業(yè)維修資金研究專(zhuān)業(yè)委員會(huì )副主任委員單位——烏魯木齊市房屋專(zhuān)項維修資金管理中心